Postavke numeriranja dokumenata

U programu možemo zadati način numeriranja dokumenata. U modulu | Postavke |Postavke tvrtke |Opće postavke |Postavke brojača omogućen je unos novih brojača te pregled i pretraživanje postojećih brojača prema vrsti dokumenata.

Slika 1: Unos novog brojača te pregled i pretraživanje postojećih brojača prema vrsti dokumenata

U polja za unos upišemo slijedeće kriterije:

Vrsta dokumenta	Klikom na izaberemo vrstu traženog dokumenta (račun, knjižno odobrenje, temeljnica...).
Poslovna godina	Upišemo poslovnu godinu, za koju želimo pregledati upisane brojače.

Po unosu kriterija za pretraživanje, potrebno je kliknuti na gumb Pretraživanje.

Klikom na gumb Novi brojač omogućen je unos novog brojača te definiranje formata rednog broja za određenu vrstu dokumenta:

Slika 2: Postavke numeriranja dokumenata

U polja za unos pojedinačnih kriterija unosimo sljedeće vrijednosti:

Vrsta dokumenta	Odaberemo vrstu dokumenta na koju se brojač odnosi (račun, knjižno odobrenje, temeljnica...).
Poslovna godina	Upišemo poslovnu godinu za koju zadajemo brojač.
Mj. troš.	Upišemo mjesto troška. Brojač će u tom slučaju utjecati na numeriranje samo onih dokumenata na kojima je zadano to mjesto troška.
Poslovna jedinica	Iz padajućeg izbornika izaberemo poslovnu jedinicu na koju će se odnositi postavke brojača.
Sljedeći broj dok.	Upišemo redni broj s kojim započinje numeriranje dokumenata.
Formula za ispis broja	Iz padajućeg izbornika izaberemo formulu za numeriranje (korištenje ozanke - ili /) i zadajemo oznaku naplatnog uređaja.

Unos podataka potvrdimo klikom na gumb U redu.

Moguće formule odnosno formati broja za izradu računa su:

#N#+'/'+#BU#+'/1'

#N#+'-'+#BU#+'-1'

Broj 1 na kraju označava naplatni uređaj, te se navedeno može ručno izmjeniti ukoliko imate drugačiji broj.

Broj naplatnog uređaja ne može imati vodeće 0!

1. Postavke numeriranja temeljnica

Prije nego nastavimo s unosom temeljnica, potrebno je u izborniku |Postavke |Postavke tvrtke |Opće postavke |Postavke numeriranja dokumenata odrediti način numeriranja temeljnica. Kao što je vidljivo na slici dolje, u padajućem izborniku izaberemo željeni način numeriranja:

Slika 3: Određivanje načina numeriranja temeljnica

po rednom broju	Pri numeriranju se u obzir ne uzima poslovna godina. Početkom nove poslovne godine, numeriranje će se nastaviti u skladu sa sljedećim rednim brojem, koji se nastavlja iz prethodne poslovne godine.
po rednom broju i godini	Pri numeriranju se u obzir uzima poslovna godina. Početkom nove poslovne godine, numeriranje temeljnica započinje s brojem 1.
po internom tipu i godini	Pri numeriranju temeljnica se u obzir uzima interni tip temeljnice i poslovna godina.
po vrsti temeljnice i godini	Pri numeriranju temeljnica se u obzir uzima vrsta temeljnice i poslovna godina. Vrste temeljnica upišemo u šifrarnik vrsta temeljnica.

Nakon izbora način numeriranja i potvrde izbora klikom na gumb Potvrdi unos, potrebna je ponovna prijava u program!

Za unos posebnog brojača za numeriranje temeljnica, pomoću kojeg možemo zadati npr. redni broj prve temeljnice upisane u e-računima ili pak formulu za generiranje formata rednog broja. Novi brojač možemo zadati u modulu |Postavke |Postavke tvrtke |Opće postavke |Postavke brojača. Otvoriti će se stranica za pregled i pretraživanje svih do sad upisanih brojača. Postupak unosa brojača opisan je na stranici Postavke numeriranja dokumenata.

Brojač za temeljnice unosimo na sljedeći način:

u polju Vrsta dokumenta izaberemo Temeljnica, kao što prikazuje slika:

Slika 4: Izaberemo vrstu dokumenta Temeljnica

upišemo poslovnu godinu na koju se brojač odnosi (pozor: s početkom nove poslovne godine je potrebno unijeti novi brojač),
u polju Tip temeljnice izaberemo tip temeljnice za koji zadajemo brojač, kao što prikazuje slika:

Slika 5: Izaberemo tip temeljnice

izaberemo vrstu temeljnice, za koju zadajemo brojač. Uvjet je da smo vrste temeljnice prethodno upisali u šifrarnik vrsta temeljnica,

Slika 6: Izaberemo vrstu temeljnice

upišemo sljedeći redni broj temeljnice, koji će biti dodijeljen novoj tj. prvoj sljedećoj temeljnici,
u polju Formula za ispis broja možemo zadati željeni format rednog broja za temeljnice. U formuli možemo koristiti različite znakove, značenje kojih je opisano na stranici stranici Postavke formule za ispis broja temeljnice [2].

Slika 7: Zadavanje formule za generiranje rednog broja temeljnice

2. Postavke formule za ispis broja temeljnice

S formulom možemo samostalno oblikovati ispis broja temeljnice, koristeći slijedeće rezerviranih riječi:

#N# - u skladu s rednim brojem temeljnice, kojeg smo upisali kao početni broj poslovne godine

#L# odnosno #LLLL# - u skladu s poslovnom godinom (npr.2006)

#LL# - u skladu sa zadnje dvije brojke poslovne godine (npr.06)

#TEM_TIP# - u skladu sa šifrom internog tipa temeljnice
#TEM_VRSTA#- u skladu sa šifrom vrste temeljnica

Kao što je vidljivo iznad, rezervirane riječi upisujemo između dva znaka #

Kod pisanja formule nije obavezna upotreba samo rezerviranih riječi, što znači, da možemo upotrebljavati i vlastite znakove (npr. povlaka), riječi ili čak brojeve. Te znakove upišemo pod apostrofima. Način upotrebe možete pogledati niže, u tabeli s primjerima.

Kod pisanja formule se može upotrijebiti operacija zbrajanja (+), koja u formuli služi kao konkatenacija odnosno spajanje dva ili više nizova.

Primjeri formula za poslovnu godinu 2006 i rednim br. 1:

#N# što će biti npr. 1

#N#+'-'+#L# što će biti npr. 1-2006! Vidljivo je da smo u toj formuli za znak upotrijebili povlaku, upisano pod apostrofima.

#N#+#LL# što će biti npr. 106

#NNNNN# što će biti 00001. U slučaju, da imamo redni br. 12, onda bi to bilo 00012. Svaki broj u rednom broju zauzima jedan N od kraja prema naprijed. U slučaju, da je redni broj veći od N, ispisati će se samo taj redni broj bez nula.