Slanje računa elektroničkim putem

Račune i druge dokumente koje smo napisali u programu e-racuni.hr možemo pojedinačno ili masovno slati kupcima korištenjem sljedećih opcija slanja izravno iz programa:

slanje dokumenta putem putem e-pošte [5]
slanje dokumenta u obliku poveznice [6] e-poštom ili SMS-om
slanje dokumenta internom razmjenom putem e-racuni.com [4]
slanje e-računa u servis FINA e-Račun za državu (B2G) [1]
slanje e-računa putem Moj-eRačun (B2B) [2]
slanje e-računa putem ePoslovanje.hr (B2B) [3]

Opcija slanja dokumenata elektroničkim putem dostupna je unutar gumba Slanje u alatnoj traci pojedinog dokumenta kao i na popisu izdanih dokumenata u svrhe masovnog slanja više dokumenata istovremeno.

Kada šaljemo račune elektroničkim putem iz programa, pošiljci možemo prema potrebi priložiti dodatne privitke (moguće korištenje opcije drag&drop), upisati interne bilješke i jednostavno pratiti statuse slanja (npr. poslan, zaprimljen, odbijen od strane kupca,...).

Za slanje dokumenta kupcu nije potrebno ispisivati ili spremati dokumente na vlastito računalo. Dovoljno je u alatnoj traci dokumenta ili na pregledu izdanih dokumenata kliknuti na gumb Slanje i izabrati željeni način slanja dokumenta kupcu izravno iz programa:

Slika 1: Mogući načini slanja računa izravno iz programa e-racui.hr

1. Slanje e-računa u javnoj nabavi (FINA B2G)

U programu e-racuni.hr na raspolaganju je funkcionalnost izravnog slanja e-računa u javnoj nabavi u servis FINA e-račun za državu, koji je centralno mjesto za zaprimanje svih e-računa koje izdavatelji računa šalju obveznicima primjene Zakona o javnoj nabavi.

U skladu sa Zakonom o elektroničkom izdavanju računa u javnoj nabavi (NN 94/2018), svi korisnici državnog proračuna obvezni su od 1.12.2018. zaprimati račune u elektroničkom obliku.

Program e-racuni.hr registriran je za prosljeđivanje e-računa što znači da vam za slanje e-računa u javnoj nabavi nisu potrebni nikakvi dodatni certifikati. Time smo za korisnike sustava e-racuni.hr pojednostavili postupak uvođenja i prilagodbe novom načinu slanja računa u javnoj nabavi.

Slanje e-računa u javnoj nabavi je u potpunosti besplatno za sve naše korisnike ukoliko FINA ne započne poračunavati svoje usluge.

1.1 Priprema za slanje elektroničkih računa

Prije nego krenete sa slanjem elektroničkih računa u javnoj nabavi, potrebno je ovlastiti tvrtku E-RAČUNI d.o.o. da može u vašem imenu proslijeđivati račune u javnoj nabavi u servis FINA eRačun za državu. To učinite tako da ispišete obrazac kojeg možete preuzeti u nastavku i dostavite ga u poslovnicu FINA.

ZahtjevZaRegistracijuIzdavateljaE-racunaFINA_B2G.pdf
Veličina: 1.046,69 kB

Ispunjeni obrazac potrebno je predati na FINA-u, a nama prosljedite fotokopiju/sken ispunjenog obrasca na našu e-mail adresu helpdesk@e-racuni.com ili info.hr@e-racuni.com i pri tome navedite poslovnicu FINA-e u koju ste predali obrazac. Na taj način imati ćemo potvrdu u primjeru komunikacije sa FINA-om.

Odmah nakon što FINA obradi vaš zahtjev, aktivirati ćemo vam uslugu slanja e-računa u javnoj nabavi. Od tog trenutka dalje je u programu e-racuni.hr za vas dostupna sva funkcionalnost, potrebna za slanje prvog e-računa u javnoj nabavi.

Na donjim slikama možete vidjeti primjer popunjavanja prve i druge stranice obrasca:

Slika 2: Prva stranica obrasca (ovdje se popunjavaju podaci tvrtke koja izdaje račune)

Slika 3: Druga stranica obrasca

Za vrijeme čekanja na aktivaciju usluge možete krenuti s izdavanjem računa u javnoj nabavi. Račune ćete moći poslati naknadno.

1.2 Kako šaljemo e-račun u javnoj nabavi u servis FINA eRačun za državu?

Za pisanje računa koristite posve isti postupak kojim pišete i račune za ostale kupce, jer nema posebnosti. I u ovom je slučaju vrlo važno pripaziti na unos ispravnih podataka o kupcu.

Kada završite s unosom svih podataka, jednostavno izdajte račun. Po izdavanju računa, u alatnoj traci pojavljuje se opcija za slanje vašeg izdanog računa iz programa e-racuni.hr izravno u servis FINA e-računi za državu.

Kako točno pokrećete slanje e-računa u servis FINA e-računi za državu, prikazano je na sljedećoj slici:

U alatnoj traci računa kliknite na gumb ‘Slanje’ i odaberite ‘Slanje dokumenta na FINA-u’.

Slika 4: Pokretanje slanja e-računa

U slučaju da kupac ima otvorenih više pretinaca za slanje (više poslovnih jedinica) na početku nam se otvori maska u kojoj možemo odabrati poslovnu jedinicu kupca na koju će se poslati e-račun. U na istoj masci nam se prikazuju na odabir i vlastiti privitci koje smo dodali na dokument. Sad označimo privitke koje želimo poslati zajedno sa e-računom te kliknemo na gumb 'Nastavi'. Ukoliko na dokumentu ne postoje vlastiti privitci ili kupac nema otvorenih više pretinaca za slanje, otvara nam se odmah maska sa prikazom dokumenata, koji će biti poslani na FINA-u (PDF i XML datoteke) (Slika 5). Potrebno je još samo kliknuti na gumb ‘Pošalji':

Slika 5: Odabir vlastitih privitaka

Slika 6: Potvrda slanja e-računa

Po završetku procesa slanja, u alatnoj traci računa iskazane su informacije o datumu i satu slanja e-računa, te o statusu slanja što znači da ćete unutar računa vidjeti je li slanje bilo uspiješno:

Slika 7: Pregled statusa i vremena slanja

Pogledajte video s prikazom postupka za slanje e-računa u javnoj nabavi: https://www.youtube.com/watch?v=ceY_YxC5ZUk&t=7s

2. Slanje e-računa u sustav Moj-eRačun

Račune koje smo napisali u programu e-racuni.hr možemo jednim klikom poslati kupcu izravno u sustav Moj-eRačun za elektroničku razmjenu dokumenata.

Za aktivaciju usluge najprije u modulu |Postavke |Postavke tvrtke |Procesi i integracija |Postavke pristupa internetskim uslugama drugih aplikacija upišemo ID korisnika i zaporku za povezivanje sa sustavom Moj-eRačun:

Slika 8: Unos ID korisnika i zaporke za povezivanje sa sustavom Moj-eRačun

Nakon što upišemo pristupne podatke, u alatnoj traci izdanog dokumenta prikazuje se opcija izravnog slanja dokumenta u sustav Moj-eRačun:

Slika 9: Slanje računa u sustav Moj-eRačun

Kliknemo na slanje dokumenta i u nastavku ponovno provjerimo sadržaj priloga. Klikom na gumb Pošalji potvrđujemo slanje dokumenta i priloga kupcu putem sustava Moj-eRačun:

Slika 10: Provjera priloga za slanje u Moj-eRačun

Na poslanom dokumentu možemo pratiti status slanja i pregledati poslane privitke (PDF i XML):

Slika 11: Pregled statusa slanja izravno na dokumentu

Ponavljanje slanja istog dokumenta u sustav Moj-eRačun nije podržano. Ukoliko kupac traži ispravak dokumenta obratite pozornost da izdate storno/odobrenje i zatim kreirate novi račun ispravnog sadržaja i pošaljete ga kupcu.

3. Slanje e-računa u ePoslovanje.hr

U programu e-racuni.hr na raspolaganju je funkcionalnost izravnog slanja dokumenata u sustav ePoslovanje.hr.

Za aktivaciju usluge potrebno je u modulu |Postavke |Postavke tvrtke |Procesi i integracija |Postavke pristupa internetskim uslugama drugih aplikacija upisati API ključ za povezivanje sa ePoslovanje.hr:

Slika 12: Unos API ključa za aktivaciju usluge slanja e-računa izravno u sustav ePoslovanje.hr

Odmah po unosu API ključa u alatnoj traci izdanog dokumenta otvara se opcija izravnog slanja u sustav ePoslovanje.hr:

Slika 13: Slanje računa u sustav ePoslovanje.hr

Kliknemo na slanje dokumenta te u nastavku dodatno provjerimo sadržaj priloga. Klikom na gumb Pošalji finalno potvrđujemo slanje dokumenta:

Slika 14: Provjera priloga za slanje na ePoslovanje.hr

Na poslanom dokumentu možemo pratiti status slanja i pregledati poslane privitke (PDF i XML):

Slika 15: Pregled statusa slanja izravno na dokumentu

Pojedinačni dokument moguće je samo jednom poslati na ePoslovanje.hr. Ukoliko kupac traži ispravak dokumenta obratite pozornost da izdate storno/odobrenje i zatim kreirate novi račun ispravnog sadržaja i pošaljete ga kupcu.

4. Slanje e-računa internom razmjenom e-racuni.com

5. Slanje dokumenta e-poštom

6. Slanje dokumenta u obliku poveznice (URL)