Evidencija zaposlenika

Modul za |uređivanje kadrovske evidencije nudi sljedeće funkcije:

• Unos osnovnih podataka o zaposleniku.
• Unos podataka o zaposlenju.
• Unos podataka o bankovnim računima zaposlenika.
• Višenivojsko dodjeljivanje korisničkih ovlasti sa podrškom u internim poslovnim procesima, što omogućuje ili pak onemogućuje pristup programu i uporabu pojedinih programskih funkcija.
• Mogućnost uvida svakog zaposlenika u isplate i obračune vlastitih putnih naloga.

 

1. Uvoz podataka o zaposlenicima iz Excela-a

Program omogućuje uvoz podataka o zaposlenim djelatnicima iz drugog izvora putem datoteke, koju prethodno prilagodimo u programu Excel.

U Excelu ili u programu OpenOffice Calc uređujemo tablicu sa podacima o zaposlenicima. Podatke je potrebno pripremiti na sljedeći način (redni brojevi su redni brojevi stupaca u tabeli):

Naziv županije / grada / općine Br. oznaka grada/općine

Primjer datoteke CSV:

EZ_PregledPretrazivanje.csv

Primjer datoteke Tab delimited:

Zaposleni.txt

Podaci o zaposlenicima nalaze se u modulu Partneri, gdje u izborniku na lijevoj strani izaberemo poveznicu Zaposlenici. Izborom te poveznice otvora se maska za Pregled i pretraživanje zaposlenika [2] kao što je prikazano na slici dolje:

	Slika 1: Maska za pregled i pretraživanje zaposlenika

Kao što vidimo na slici gore, na raspolaganju je izbornik |Dodatne mogućnosti, u kojem se nalazi mogućnost za uvoz zaposlenika iz datoteke, a što prikazuje slika dolje:

	Slika 2: Izbornik dodatne mogućnosti

Izborom mogućnosti |Dodatne možnosti |Uvoz zaposlenika iz datoteke, otvora se maska za uvoz zaposlenika iz Excela. Maska izgleda ovako:

	Slika 3: Maska za uvoz zaposlenika iz datoteke

Kao što vidimo na slici gore, prije uvoza podataka o zaposlenicima iz datoteke, možemo izabrati format datoteke, iz koje ćemo uvoziti podatke (CSV ili Tab delimited)! Možemo i označiti što će se dogoditi, da zaposlenik iz datoteke još ne postoji, ako u programu već postoje podaci o zaposleniku s istom šifrom i istovremeno odredimo priuzete privilegije za novo uvožene korisnike programa. To učinimo jednostavnim klikom na sve mogućnosti, koje će program uzimati u obzir pri uvozu podataka iz datoteke.

• Nakon podešenja svih potrebnih postavki za uvoz podataka (format datoteke i mogućnosti uvoza), potrebno je potražiti datoteku sa podacima o zaposlenicima, koje želimo uvoziti. To ćemo učinimo klikom na gumb Browse, potražiti našu datoteku, izabrati datoteku te kliknuti na gumb Open.

Primjer pretraživanja datoteke v formatu Tab delimited:

	Slika 4: Maska za pretraživanje datoteke sa podacima o zaposlenicima u formatu Tab delimited

Primjer pretraživanja datoteke u formatu CSV:

	Slika 5: Maska za pretraživanje datoteke sa podacima o zaposlenicima u formatu CSV

Nakon što pronađemo datoteku, potrebno je kliknuti na gumbUvoz podataka, čime ćemo pokrenuti prijenos podataka. Maska, koja se prikaže klikom na gumb Uvoz podataka prikazuje Status obrade odnosno, prikazuje kada će prijenos biti završen.

	Slika 6: Status obrade odnosno tijek prijenosa podataka

 

2. Pregled i pretraživanje zaposlenika

Evidenciji zaposlenika možemo pristupiti kroz modul |Partneri |Zaposlenici:

	Slika 7: Evidencija zaposlenika

Pretraga zaposlenika unutar evidencije je moguća po sljedećim kriterijima:

Podatke o novom zaposleniku možemo unijeti klikom na gumb Novi unos. Otvoriti će se maska za unos podataka o zaposleniku [3].

 

3. Unos podataka o zaposleniku

Podatke o zaposleniku unosimo u modulu |Partneri |Zaposlenici. Za unos novog zaposlenika kliknemo na gumb Novi unos. Otvoriti će se maska za unos podataka, prikazana na slici dolje:

	Slika 9: Unos podataka o zaposlenju

 

4. Podaci o zaposlenju

Podatke o zaposleniku i o zaposlenju unosimo u modulu |Partneri |Zaposlenici. Podatke o zaposlenju upisujemo u sljedeću masku:

	Slika 10: Unos podataka o zaposlenju

Značenje pojedinačnog polja za unos podataka je sljedeće:

 

5. Podaci o kreditu zaposlenika

Podatke o kreditu zaposlenika unosimo kada pri obračunu plaće nastupa obustava. Podatke o zaposleniku možemo upotpuniti/mjenjati u modulu |Partneri |Zaposlenici, klikom na ime i prezime zaposlenika.

Za unos podataka o kreditu zaposlenika kliknemo na poveznicu |+ Dodaj pod |Podaci o kreditima i unos novih kredita unutar maske za unos podataka o zaposleniku:

	Slika 11: Unos podataka o kreditu

	Slika 12: Maska za unos podataka o kreditu

.

Primatelj

Podaci o kreditu

Unos podataka potvrdimo klikom na gumb U redu

 

6. Podaci o bankovnom računu zaposlenika

Za unos bankovnog računa zaposlenika kliknemo na poveznicu |+ Dodaj pod |Podatci o tekućim računima zaposlenika:

	Slika 13: Unos podataka o transakcijskim računima zaposlenika

	Slika 14: Maska za unos podataka o bankovnom računu zaposlenika

U polja za unos upišemo sljedeće podatke:

 

7. Dodjeljivanje korisničkog pristupa

Zaposlenicima možemo dodijeliti ovlasti za uvid u podatke u programu ili im omogućiti uporabu programa, tj. određenih programskih modula u skladu s njihovim ovlastima na radnom mjestu.

Svakom zaposleniku tako možemo odrediti kojim će modulima moći pristuptii, te koje će funkcije unutar pojedinačnog modula moći koristiti.

Korisničke ovlasti možemo dodijeliti u modulu |Partneri |Zaposlenici, klikom na ime i prezime zaposlenika, i zatim klikom na jezičak Korisnički pristup unutar maske s podacima o zaposleniku:

	Slika 15: Dodijeljivanje korisničkih ovlasti za rad u programu

Zaposlenicima tako možete omogućiti pristup programskim modulima, koji su uključeni unutar vašeg izabranog pretplatničkog paketa [http://hr.e-racuni.com/erhr/WikiPage?page=Price+list&lang=Croatian].

 

7.1. Korisnički pristup za izdane račune

Ako zaposleniku želimo omogućiti pristup i uporabu programskih funkcija u modulu |Prodaja |Računi, tada možemo dodijeliti korisničke ovlasti [7] navedene u nastavku:

 

7.2. Korisnički pristup za primljene račune

Ako zaposleniku želimo omogućiti pristup i uporabu programskih funkcija u modulu |Nabava |Ulazni računi, tada možemo dodijeliti korisničke ovlasti [7] navedene u nastavku:

 

7.3. Korisnički pristup za izdana knjižna odobrenja

Ako zaposleniku želimo omogućiti pristup i uporabu programskih funkcija u modulu |Prodaja |Obavijesti o knjiženju odobrenja, tada možemo dodijeliti korisničke ovlasti [7] navedene u nastavku:

 

7.4. Korisnički pristup za primljena knjižna odobrenja

Ako zaposleniku želimo omogućiti pristup i uporabu programskih funkcija u modulu |Nabava |Primljene OK odobrenja, tada možemo dodijeliti korisničke ovlasti [7] navedene u nastavku:

 

8. Kadrovska evidencija

Evidenciji zaposlenika pristupamo kroz modul |Partneri |Kadrovska evidencija. Za dodavanje novog zaposlenika u kadrovsku evidenciju kliknemo na gumb Novi unos, kao što je prikazano na slici u nastavku:

	Slika 16: Dodavanje novog zaposlenika u kadrovsku evidenciju

Klikom na gumb za unos novog zaposlenika otvara se "čarobnjak" za pomoć pri unosu obaveznih i ostalih podataka potrebnih za izradu obračuna plaće.

	Slika 17: Unos matičnih podataka zaposlenika

Po unosu zahtjevanih tj. obaveznih matičnih podataka nastavljamo s unosom ostalih podataka klikom na gumb Naprijed> ili unos podataka odmah zaključimo klikom na gumb Završi.

	Slika 18: U svakom trenutku možemo preskočiti detaljni unos podataka te ih dopuniti kasnije

Ukoliko potvrdimo unos matičnih podataka klikom na gumb Naprijed> otvara se maska za unos podataka o zaposlenju:

	Slika 19: Unos podataka o zaposlenju

Po unosu podataka o zaposlenju nastavljamo s unosom dodatnih podataka pri čemu možemo upisati je li zaposlenik osiguranik MO II stup i podatke poput šifre za kodiranje isplatne liste i adrese e-pošte za slanje isplatne liste zaposleniku:

	Slika 20: Unos dodatnih podataka o zaposleniku

Na sljedećem koraku program nudi mogućnost unosa bankovnog računa na kojeg zaposlenik želi primati plaću:

	Slika 21: Unos bankovnog računa zaposlenika za isplatu plaće

Na kraju možemo upisati i podatke o godišnjem odmoru te unos završiti klikom na gumb Završi:

	Slika 22: Unos podataka za evidenciju godišnjeg odmora

Po unosu i pohrani podataka o zaposleniku otvara se pregled podataka kao što prikazuje slika:

	Slika 24: Pregled kadrovske evidencije

Ukoliko smo pri unosu podataka propustili ili preskočili unijeti određeni podatak to možemo u svakom trenutku učiniti naknadno. U kadrovskoj evidenciji kliknemo na ime i prezime zaposlenika i izmjenimo tj. ažuriramo sljedeće podatke:

Sve promjene kao i unosi novih podataka u kadrovskoj evidenciji također su prikazani u izborniku |Partneri |Zaposlenici te se uzimaju u ozbir pri sljedećim obračunima plaće u izborniku |Plaće.

 

8.1. Matični podaci

Klikom na matične podatke u kadrovskoj evidenciji možemo uređivati osnovne podatke zaposlenika kao što su ime, prezime, datum rođenja, itd.

	Slika 25: Pregled matičnih podataka

Ukoliko kliknemo na gumb Izmjeni zatim možemo uređivati podatke:

	Slika 26: Uređivanje matičnih podataka

 

8.2. Privremena adresa

Klikom na uređivanje privremene adrese u kadrovskoj evidenciji možemo zaposleniku upisati podatke o privremenoj adresi:

	Slika 27: Pregled i uređivanje privremene adrese

 

8.3. Izobrazba/zanimanje

Klikom na uređivanje obrazovanja/zanimanja u kadrovskoj evidenciji možemo zaposleniku upisati podatke o stečenom obrazovanju/zanimanju:

	Slika 28: Pregled i uređivanje obrazovanja/zanimanja

 

8.4. Godišnji odmor

Klikom na uređivanje godišnjeg odmora u kadrovskoj evidenciji možemo zaposleniku upisati podatke o prethodnom i tekućem godišnjem odmoru:

	Slika 29: Pregled i uređivanje godišnjeg odmora

Dani godišnjeg odmora su zatim vidljivi na početnoj stranici zaposlenika unutar kadrovske evidencije te su u vezi s obračunom plaće odnosno evidencijom i obračunom radnih sati.

Ukoliko za zaposlenika vodimo evidenciju prisutnosti i upišemo iskorišten godišnji odmor te ga obračunamo na plaći, zatim će se ti podaci ažurirati na pregledu zaposlenika u kadrovskoj evidenciji.

	Slika 30: Pregled nad upotrebom godišnjeg odmora

 

8.5. Podaci o zaposlenju

Klikom na uređivanje zaposlenja u kadrovskoj evidenciji možemo:

• dodati novo zaposlenje
• urediti postojeće zaposlenje
• upisati prekid poslovanja

	Slika 31: Pregled zaposlenja

Klikom na novo zaposlenje ili uređivanje postojećeg, otvaraju nam se dodatne mogućnosti zaposlenja:

• podaci o zaposlenju

• unos drugog zaposlenja

• unos ranijeg zaposlenja/radnog staža

• unos invalidnosti/socijalni status

• unos ostalih bilješki i opisa

Podaci o zaposlenju su vidljivi na pregledu zaposlenika u kadrovskoj evidenciji:

	Slika 38: Pregled zaposlenja na početnoj stranici zaposlenika u akdrovskoj evidenciji

 

8.6. Ostali podaci zaposlenika

Klikom na ostale podatke zaposlenika možemo uređivati podatke o zaposleniku kao su mjesto troška i poslovna jedeinica na kojoj je zaposlen, mjesto rođenja, državljanstvo, državu rezidenstva, itd.

	Slika 39: Pregled ostalih podataka zaposlenika

Pregled podataka o prijevozu na posao je dostupan na početnoj stranici zaposlenika u kadrovskoj evidenciji:

	Slika 40: Pregled prijevoza na početnoj stranici zaposlenika

 

8.7. Uzdržavani članovi

Klikom na uzdržavane članove zaposlenika možemo dodavati uzdržavane članove zaposlenika.

	Slika 41: Pregled uzdržavanih članova zaposlenika

Pregled podataka o uzdržavanim članovima je dostupan na početnoj stranici zaposlenika u kadrovskoj evidenciji:

	Slika 42: Pregled uzdržavanih članova na početnoj stranici zaposlenika

 

8.8. Krediti i obustave

Klikom na kredite i obustave zaposlenika možemo dodavati podatke o kreditima i obustavama zaposlenog.

	Slika 43: Pregled kredita i obustava

Pregled podataka o kredita i obustava je dostupan na početnoj stranici zaposlenika u kadrovskoj evidenciji:

	Slika 44: Pregled kredita i obustava na početnoj stranici zaposlenika

 

8.9. Osobni dokumenti

Klikom na osobne dokumente zaposlenika možemo dodavati osobne dokumente zaposlenika kao što su:

• osobna iskaznica
• putovnica
• vozačka dozvola
• radna knjižica

	Slika 45: Pregled osobnih dokumenata zaposlenika

 

8.10. Dokumenti

Klikom na dokumente zaposlenika možemo dodavati dokumente zaposlenika kao što su:

• ugovor
• aneks

	Slika 46: Pregled dokumenata zaposlenika

 

8.11. Prijave na obvezna osiguranja

Za unos datuma prijave zaposlenika na obvezna osiguranja kao i evidentiranje datuma promjena i odjava iz osiguranja, dovoljno je kliknuti na gumb Dodaj dokument i upisati možemo podatke o prijavama odvojeno za:

• prijave, promjene i odjave na HZZO
• prijave, promjene i odjave na HZMO

Pri svakom unosu možemo dodati i priloge - PDF/slike/skenirane dokumente za elektroničku arhivu te pripisati interne napomene:

	Slika 47: Prijave, promjene i odjave obveznih osiguranja

Ako po unosu datuma prijave na obvezno osiguranje želimo ažurirati zapisane podatke, dovoljno je u evidenciji kliknuti na tip upisane prijave i otvoriti će se maska za izmjenu podataka.

Za brisanje zapisa u evidenciji potrebno je kliknuti na gumb na kraju retka pojedine upisane prijave.

 

8.12. Bankovni računi za isplatu plaće

Klikom na bankovne račune zaposlenika možemo dodavati bankovne račune za isplatu plaće zaposlenika.

	Slika 48: Pregled bankovnih računa zaposlenika

Pregled podataka o bankovnim računima je dostupan na početnoj stranici zaposlenika u kadrovskoj evidenciji:

	Slika 49: Pregled bankovnih računa na početnoj stranici zaposlenika

 

8.13. Bilježenje bolovanja

Klikom na bilježenje bolovanja zaposlenika možemo dodavati bolovanja zaposlenika.

	Slika 50: Pregled bolovanja  zaposlenika

Pregled podataka o bolovanjima je dostupan na početnoj stranici zaposlenika u kadrovskoj evidenciji:

	Slika 51: Pregled bolovanja na početnoj stranici zaposlenika

 

8.14. Zaštita na radu

Klikom na zaštitu na radu zaposlenika možemo dodavati zaštite na radu zaposlenika.

	Slika 52: Pregled zaštita na radu zaposlenika

 

8.15. Liječnički pregledi

Klikom na liječničke preglede zaposlenika možemo dodavati liječničke preglede zaposlenika.

	Slika 53: Pregled liječničkih pregleda zaposlenika

 

8.16. Razgovori sa zaposlenikom

Klikom na razgovore sa zaposlenikom zaposlenika možemo dodavati obavljene razgovore sa zaposlenikom.

	Slika 54: Pregled razgovora sa zaposlenikom

Pregled razgovora sa zaposlenikom je dostupan na početnoj stranici zaposlenika u kadrovskoj evidenciji:

	Slika 55: Pregled razgovora sa zaposlenikom na početnoj stranici zaposlenika

 

8.17. Korisnički pristup

Klikom na korisnički pristup u kadrovskoj evidenciji zaposleniku možemo:

• kreirati novi korisnički pristup
• dodijeliti već postojeći korisnički pristup

	Slika 56: Pregled korisničkog dostupa

Ukoliko odaberemo opciju za kreirnje korisničkog dostupa, zatim možemo unijeti sve potrebne podatke korisnika koji je vezan na zaposlenika:

	Slika 57: Kreiranje novog korisnika

Ukoliko već imamo kreiranog korisnika kojega želimo povezati sa zaposlenikom, onda odabiremo drugu opciju za povezivanje s korisničkim računom.

Konačni rezultat je da zaposlenik ima korisnički dostup i na tom mjestu možemo pregledati korisničke privilegije za rad u programu:

	Slika 58: Pregled korisničkog pristupa na zaposleniku

 

8.18. Evidencija sati rada i prisutnosti

Klikom na evidenciju prisutnosti na radnom mjestu u kadrovskoj evidnciji možemo uređivati podatke o evidenciji radnog vremena zaposlenika.

	Slika 59: Pregled evidencije na radnom mjestu

Za praćenje evidencije potrebno je prvo:

• zaposleniku poslati poveznicu za aktivaciju
• zaposlenik po primanju poveznice aktivirati napravu

Nakon toga u evidenciji prisutnosti možemo:

• pregledavati radno vrijeme zaposlenika (dolazak na posao, odlazak na posao, pauza za ručak, odmor, itd.)
• uređujemo dodatne dolaske/odlaske za zaposlenika
• prenositi radno vrijeme iz evidencije u obračun radnih sati i nakon toga u obračun plaće

 

8.19. Generiranje šifre za PDF dokumente

U kadrovskoj evidenciji, unutar maske za unos ostalih podataka o zaposleniku, unijeti možemo šifru za generiranje PDF dokumenata.

Šifra se koristi pri kreiranju PDF dokumenata za slanje isplatne liste e-poštom izravno iz programa.

	Slika 60: Unos šifre za generiranje PDF dokumenata

Na pregledu zaposlenika u kadrovskoj evidenciji, u izborniku dodatnih mogućnosti dostupna je funkcionalnost automatskog generiranja PDF šifri za sve zaposlenike, ispis PDF šifri i slanje PDF šifri zaposlenicima putem e-maila.

	Slika 61: Dodatne mogućnosti glede PDF šifri za dokumente

Za unos šifre za zaposlenike možemo koristiti funkcionalnost "Generiranja šifri za PDF dokumente", koja je dostupna na pregledu zaposlenika, kao što prikazuje slika gore. Odabirom te opcije možemo označiti za koje zaposlenike želimo zadati nove šifre (za sve zaposlenike ili samo za zaposlenike, koji još nemaju upisanu šifru). Zadati možemo način kreiranja šifre (iz OIB-a ili nasumično generiranu šifru).

	Slika 62: Mogućnosti pri automatskom generiranju PDF zaporki

Odaberemo li generiranje šifre na temelju OIB-a zaposlenika, nužno je provjeriti jesmo li podatak prethodno upisali u podacima o zaposleniku. U suprotnome, šifra neće biti generirana. Po završenoj obradi, na uvid dobivamo popis zaposlenika za koje je šifra bila generirana kao i popis zaposlenika kojima šifra nije bila generirana uz opis uzroka negeneriranja šifre.

 

8.20. Uvoz kadrovskih podataka zaposlenika iz datoteke/tablice (Excel, CSV)

Uvoz šifrarnika zaposlenika iz datoteke pomoću čarobnjaka omogućuje ažuriranje postojećih podataka o zaposlenicima u lokalnom šifrarniku odnosno uvoz podataka o novim zaposlenicima u kadrovsku evidenciju.

Opcija uvoza podataka kadrovske evidencije nalazi se u modulu |Partneri |Kadrovska evidencija. U alatnoj traci iznad popisa zaposlenika kliknemo unutar izbornika s dodatnim mogućnostima "Više..." na opciju Uvoz zaposlenika iz datoteke - Novo kao što je prikazano na slici:

	Slika 63: Šifrarnik zaposlenika možemo uvoziti iz datoteke pomoću čarobnjaka

U Evidenciji sati rada i odsutnosti ta je opcija dostupna klikom na gumb Uvoz zaposlenika iz Excel/CSV kao prikazano na slici u nastavku:

	Slika 64: Šifrarnik zaposlenika možemo uvoziti iz datoteke pomoću čarobnjaka

1. UVOZ DATOTEKE

Odabirom ove opcije započinjemo postupak uvoza podataka na način da najprije izaberemo datoteku iz koje ćemo uvoziti podatke i uvoz potvrdimo klikom na gumb Naprijed >:

	Slika 65: Izaberemo datoteku iz koje ćemo uvoziti šifrarnik zaposlenika

2. KONTROLA PODATAKA

Potvrdom izabrane datoteke na sljedećem se koraku otvara stranica za kontrolu i pripremu podataka koje ćemo uvoziti u program.

Na ovoj stranici zadajemo koji podatak zaposlenika predstavlja podatak iz pojedinog stupca u datoteci.

Program pritom čita sadržaj datoteke tj. redoslijed stupaca i to prikazuje u obliku tablice kao prikazano na slici:

	Slika 67: Prikaz podataka s redoslijedom stupaca iz datoteke

Najprije označimo da li su u prvom retku naše datoteke iskazani nazivi stupaca te dodatno izaberemo format zapisa datuma i format zapisa decimalnih brojeva u datoteci:

	Slika 68: Opće postavke uvoza podataka

Zatim nastavljamo s mapiranjem podataka iz datoteke u odgovarajuće atribute zaposlenika koje ćemo uvoziti.

Mapiranje zadajemo redoslijedom najprije za stupac A, zatim B, C itd. sve do zadnjeg stupca u datoteci.

Ako su u stupcu A naše datoteke iskazane šifre zaposlenika tako ćemo i izabrati (kao prikazano na slici) te potvrditi klikom na gumb >>

	Slika 69: U stupcu A u datoteci iskazan je podatak o šifri zaposlenika

Mapiranje podatka o šifri zaposlenika pohranjuje se u tablicu na desnoj strani i zatim nastavljamo s mapiranjem podatka iz stupca B naše datoteke. Mapiranje potvrdimo i nastavimo s mapiranjem podatka iz stupca C, itd. sve dok ne odredimo mapiranje svih stupaca iz datoteke koju ćemo uvoziti u program:

	Slika 70: Mapiranje podataka iz stupaca A i B završeno, nastavak mapiranja podatka iz stupca C

Po zadavanju mapiranja podataka za sve stupce iz datoteke prelazimo na sljedeći korak klikom na gumb Naprijed >

3. DODATNI PODACI

Otvara se stranica s dodatnim mogućnostima unutar kojih zadajemo što učiniti u slučaju ako su u datoteci sadržani podaci o zaposlenicima koje još nemamo u programu:

	Slika 72: Dodatne postavke prije potvrde uvoza podataka

Nakon što zadamo mapiranje, uvoz podataka potvrdimo klikom na gumb Završi kao prikazano na slici gore.

Po završenom uvozu program prikazuje sažetak uvoza s dodatnim pojašnjenjima:

	Slika 73: Sažetak uvoza šifranika zaposlenika iz datoteke

 

---
© E-RAČUNI d.o.o. 2003-2025