Priprema prometa za knjiženje

Priprema prometa za knjiženje tj. likvidaciju izvoda namijenjena je zatvaranju odnosno likvidiranju dokumenata sa plaćanjima na temelju bankovnih izvoda i knjiženju plaćanja na zadani konto. Ovoj funkcionalnosti pristupamo putem pojedinačnog bankovnog izvoda, klikom na gumb Pripremi za knjiženje:

Slika 1: Gumb za pripremu na knjiženje izravno u bankovnom izvodu

ili masovno za više bankovnih izvoda istovremeno:

povezivanje priljeva sa izdanim dokumentima putem Banka - Neraspoređeni priljevi [1],

povezivanje odljeva sa primljenim dokumentima putem Banka - Neraspoređeni odljevi [2].

Slika 2: Pristup neraspoređenim priljevima i odljevima

Prije povezivanja priljeva i odljeva sa veznim dokumentima, prilagoditi možemo postavke/rezultat obrade likvidacije prometa. U postavkama tako možemo zadati, želimo li na izabrani vezni dokument prenijeti podatak o plaćanju, a što možemo zadati za svaku vrstu dokumenta pojedinačno. Na raspolaganju je i dodatna opcija za specifične slučajeve u fakturiranju, kada se u pozivu na broj koristi šifra partnera iz našeg šifrarnika:

Slika 3: Odabir postavki likvidacije priljeva/odljeva

1. Neraspoređeni priljevi

Otvaranjem modula |Banka |Neraspoređeni priljevi na uvid dobivamo sve bankovne izvode koje još nismo zatvorili ili proknjižili.

Slika 4: Pregled neraspoređenih priljeva po bankovnom izvodu

(1) Kriteriji za pretragu kao što su transkacijski račun, broj bankovnog izvoda, novčana valuta, datum prometa i svrha plaćanja pomoći će nam u lakšem pronalaženju tj. filtraciji određenih priljeva.

(2) Pojedinačnom priljevu dodajemo partnera, konto za knjiženje i dokument na kojeg se priljev odnosi: račun, ponuda, narudžba kupca, račun za predujam ili slobodni unos.

(3) Pojedinačni priljev možemo preskočiti za knjiženje klikom na gumb Preskoči, a potvrđujemo ga klikom na gumb Ok.

(4) Priljeve možemo obrađivati pojedinačno ili više istovremeno, ukoliko kliknemo u okvir u sivom zaglavlju prikaza.

(5) Klikom na gumb Potvrdi izabrane potvrđujemo označene priljeve, dok klikom na strelicu prema dolje dobivamo opciju Potvrdi sve kojom potvrđujemo sve priljeve sa popisa.

(6) Klikom na gumb Prekoči izabrane preskačemo označene priljeve, dok klikom na strelicu prema dolje dobivamo opciju preskoči sve kojom preskačemo sve priljeve sa popisa.

(7) Klikom na gumb Postavi partnera izbranim možemo svim izabranim priljevima istovremeno zadati istog partnera, dok klikom na strelicu prema dolje dobivamo opciju Postavi konto izbranim kojom za sve izabrane priljeve postavljamo konto za knjiženje.

(8) Ako greškom potvrdimo određeni priljev, opcijom Poništi posljednju izmjenu poništavamo tu izmjenu i time dobivamo mogućnost ponovne likvidacije tog priljeva sa novim pravilima.

Ukoliko greškom potvrdimo cijeli izvod, izvršenu likvidaciju možemo poništiti u modulu |Banka |Pregled izvoda izravno na bankvonom izvodu, klikom na gumb Poništi izmirenje

Slika 5: Poništenje izvršene likvidacije

Za brzu likvidaciju banke tipkovnicom bez korištenja miša, koristiti možemo sljedeće brze tipke:

Enter	Tipkom Enter potvrđujemo likvidaciju prometa na kojem se nalazimo.
Delete	Tipkom Delete preskačemo likvidaciju prometa na kojem se nalazimo i ostavljamo za sljedeći put (ili prepuštamo drugoj osobi).
Ctrl+Down	Prebacujemo se na sljedeći promet za likvidaciju.
Ctrl+Up	Prebacujemo se na prethodni promet za likvidaciju.
Tab	Pomicanje među poljima za unos i kontrolnim elementima.
Ctrl+A	Označimo sve prikazane promete na stranici.
Ctrl+Space	Označimo ili odznačimo aktivni promet na stranici.
Shift+Space	Označimo sve promete od zadnjeg označenog do trenutno izabranog prometa (tj. označimo aktivni promet ako prethodno još nismo ni jednog).
Ctrl+Enter	Potvrdimo (likvidiramo) sve označene promete na stranici.
Ctrl+Delete	Preskočimo sve označene promete na stranici.
Ctrl+Z	Poništavanje zadnje potvrđene likvidacije (t.i. "Undo").
PageDown/PageUp	Pomicanje na sljedeću/prethodnu stranicu s nelikvidiranim prometima.
Insert	Dodajemo novo pravilo za automatsku likvidaciju na temelju trenutno izabranog prometa.
Alt+S	Prelazak na obrazac pretraživanja za unos uvjeta za filtriranje prikazanih nelikvidiranih prometa. Po unosu kriterija i kliku na Enter vraćamo se na likvidaciju.
Alt+M	Prelazak na izbornik u alatnoj traci za odabir izbornik opcija sa tipkama za smjer.

2. Neraspoređeni odljevi

U modulu |Banka |Neraspoređeni odljevi pregledati možemo sve bankovne izvode koje još nismo zatvorili ili knjižili:

Slika 6: Pregled neraspoređenih odljeva po bankovnom izvodu

(2) Pojedinačnom odljevu dodajemo partnera, konto za knjiženje i dokument na kojeg se odljev odnosi: primljeni račun ili slobodni unos.

(3) Pojedinačni odljev možemo preskočiti za knjiženje klikom na gumb Preskoči ili potvrditi klikom na gumb Ok.

(4) Odljeve možemo obrađivati pojedinačno ili više istovremeno, ukoliko kliknemo u okvir u sivom zaglavlju prikaza.

(5) Klikom na gumb Potvrdi izabrane potvrđujemo označene odljeve, dok klikom na strelicu prema dolje dobivamo opciju Potvrdi sve kojom potvrđujemo sve odljeve sa popisa.

(6) Klikom na gumb Prekoči izabrane preskačemo označene odljeve, dok klikom na strelicu prema dolje dobivamo opciju preskoči sve kojom preskačemo sve odljeve sa popisa.

(7) Klikom na gumb Postavi partnera izbranim možemo na sve izabrane odljeve prenijeti istog partnera, dok klikom na strelicu prema dolje dobivamo opciju Postavi konto izbranim kojom za sve izabrane odljeve postavljamo konto za knjiženje.

(8) Ako greškom potvrdimo određeni odljev, opcijom Poništi posljednju izmjenu poništavamo tu izmjenu i time dobivamo mogućnost ponovne likvidacije tog odljeva sa novim pravilima.

Ukoliko greškom potvrdimo cijeli izvod, izvršenu likvidaciju možemo poništiti u modulu |Banka |Pregled izvoda izravno na bankovnom izvodu, klikom na gumb Poništi likvidaciju plaćanja

Slika 7: Poništenje izvršene likvidacije odljeva

Za brzu likvidaciju banke tipkovnicom bez korištenja miša, koristiti možemo sljedeće brze tipke:

Enter	Tipkom Enter potvrđujemo likvidaciju prometa na kojem se nalazimo.
Delete	Tipkom Delete preskačemo likvidaciju prometa na kojem se nalazimo i ostavljamo za sljedeći put (ili prepuštamo drugoj osobi).
Ctrl+Down	Prebacujemo se na sljedeći promet za likvidaciju.
Ctrl+Up	Prebacujemo se na prethodni promet za likvidaciju.
Tab	Pomicanje među poljima za unos i kontrolnim elementima.
Ctrl+A	Označimo sve prikazane promete na stranici.
Ctrl+Space	Označimo ili odznačimo aktivni promet na stranici.
Shift+Space	Označimo sve promete od zadnjeg označenog do trenutno izabranog prometa (tj. označimo aktivni promet ako prethodno još nismo ni jednog).
Ctrl+Enter	Potvrdimo (likvidiramo) sve označene promete na stranici.
Ctrl+Delete	Preskočimo sve označene promete na stranici.
Ctrl+Z	Poništavanje zadnje potvrđene likvidacije (t.i. "Undo").
PageDown/PageUp	Pomicanje na sljedeću/prethodnu stranicu s nelikvidiranim prometima.
Insert	Dodajemo novo pravilo za automatsku likvidaciju na temelju trenutno izabranog prometa.
Alt+S	Prelazak na obrazac pretraživanja za unos uvjeta za filtriranje prikazanih nelikvidiranih prometa. Po unosu kriterija i kliku na Enter vraćamo se na likvidaciju.
Alt+M	Prelazak na izbornik u alatnoj traci za odabir izbornik opcija sa tipkama za smjer.

3. Zadavanje pravila likvidacije neraspoređenih priljeva i odljeva

Unosom pravila likvidacije bankovnih izvoda zadati možemo kompleksnija i specifična pravila likvidacije neraspoređenih priljeva i/ili odljeva po izvodima svih bankovnih računa ili zasebna pravila koja će se odnositi na izvode određenih bankovnih računa. Funkcionalnost je dostupna u modulu |Banka |Pravila likvidacije.

U modulu možemo pratiti postojeća pravila likvidacije kao i zadati nova pravila likvidacije:

Slika 8: Pregled i pretraživanje pravila likvidacije

Modul omogućuje:

unos novog pravila likvidacije
izvoz popisa zadanih pravila likvidacije
masovnu promjenu statusa upisanih pravila likvidacije

Novo pravilo dodajemo klikom na gumb Dodaj pravilo koje se nalazi desno gore iznad popisa postojećih pravila, kao što prikazuje slika:

Slika 9: Unos novog pravila likvidacije

Popis zadanih pravila možemo izvoziti u datoteku klikom na ikonu u alatnoj traci iznad popisa pravila, kao što prikazuje slika:

Slika 10: Izvoz popisa zadanih pravila likvidacije u datoteku

Želimo li nekim pravilima promjeniti status iz aktivan u neaktivan ili obrnuto to možemo učiniti korištenjem opcije prikazane na slici:

Slika 11: Status možemo promjeniti za više pravila likvidacije istovremeno

Pravila likvidacije možemo zadati i izravno u trenutku likvidacije prometa u modulu |Banka |Neraspoređeni priljevi i |Banka |Neraspoređeni odljevi putem gumba kao prikazano na slici:

Slika 12: Pravila likvidacije neraspoređenih priljeva i odljeva

Klikom na gumb Pravila likvidacije kao što prikazuje slika, otvara se maska za pregled postojećih i dodavanje novih pravila likvidacije:

Slika 13: Pregled i unos pravila likvidacije

Pri unosu novog pravila najprije zadajemo želimo li dodati pravilo za likvidaciju priljeva ili odljeva, zatim izaberemo bankovni račun za koji će vrijediti ta pravila i odredimo želimo li da program uzima u obzir najmanje jedan uvjet/filter ili moraju biti ispunjeni svi uvjeti/filteri za ispravno tretiranje pravila:

Slika 14: Unos novog pravila za likvidaciju neraspoređenih odljeva

Pravilo dodajemo klikom na gumb Spremi u dnu maske za unos.

Primjer primjene pravila pri likvidaciji:.

Program je na temelju postavljenog pravila likvidacije priljeva automatski odredio partnera i konto za knjiženje:

Slika 15: Program za likvidaciju priljeva koristi unaprijed zadano pravilo

4. Likvidacija jednog plaćanja s više veznih dokumenata

Ukoliko jednim plaćanjem podmirimo više računa istovremeno, takvo plaćanje odnosno odljev možemo povezati s više računa, a program će na izabranim dokumentima zabilježiti datum i iznos plaćanja. Isto vrijedi i u slučaju kada od kupca zaprimimo jednu uplatu koja se odnosi na više računa. Uplatu odnosno priljev možemo povezati s više računa i program će na izabranim računima zabilježiti datum i iznos uplate.

Jedno plaćanje/uplatu možemo povezati s više dokumenata istovremeno kroz samo tri koraka:

1. KORAK: Pristup neraspoređenom priljevu ili odljevu

2. KORAK: Odabir mogućnosti razdijele većeg iznosa plaćanja na više dokumenata

Lijevo izaberemo odljev (ili priljev) i desno u padajućem izborniku opciju Razdijeli iznos plaćanja kao što prikazuje slika u nastavku:

Slika 16: Razdijela iznosa plaćanja

3. KORAK: Razdijela većeg priljeva tj. odljeva na više dokumenata istovremeno.

Po izabranoj opciji razdijele plaćanja izaberemo na koje točno dokumente želimo razdijeliti plaćanje i u kojem udjelu (plaćanje u cjelosti ili djelomično plaćanje).

Slika 17: Razdijela iznosa plaćanja

Po potvrdi unosa, na izabranim će dokumentima biti zabilježeno plaćanje.